RFP para página web: cómo pedir propuestas (con plantilla)

Un RFP para página web (del inglés request for proposal, o solicitud de propuesta) es un documento que explica quién eres, qué tiene que lograr tu nueva página web, qué debe incluir, tu rango de presupuesto, tus fechas y cómo vas a elegir proveedor. En México también se le dice brief o simplemente solicitud de cotización. Su objetivo es sencillo: que varias agencias te manden propuestas que respondan a las mismas preguntas, para que puedas compararlas lado a lado en lugar de comparar peras con manzanas. Un buen RFP ocupa unas cuantas páginas, no cincuenta. Aquí encontrarás cuándo lo necesitas, una plantilla para llenar sección por sección, los errores más comunes y un brief de una sola página para proyectos más pequeños.

Descarga gratis: Plantilla de RFP para página web

¿Qué es un RFP para página web?

Un RFP es una invitación formal para que los proveedores propongan cómo harían tu sitio y cuánto costaría. Tú describes el problema y los requisitos; cada agencia responde con su enfoque, su equipo, sus tiempos y su precio. Un brief para página web o un documento de requerimientos cubre lo mismo de forma más corta e informal, mientras que una RFQ (solicitud de cotización en sentido estricto) solo pide precios sobre un alcance totalmente definido, algo poco común en sitios web. Le llames como le llames, el contenido es el mismo: objetivos, alcance, restricciones, presupuesto y fechas.

¿Necesitas un RFP, un brief o solo una llamada?

No todas las páginas web necesitan un RFP formal. Escribirlo lleva tiempo, y responderlo también, así que ajusta el esfuerzo al tamaño del proyecto.

• Haz un RFP formal si tu política de compras pide cotizaciones de varios proveedores, si un consejo o comité tiene que aprobar a la agencia, o si el proyecto incluye integraciones, varios idiomas, áreas para miembros o tienda en línea.
• Haz un brief de una página si tienes un negocio pequeño y necesitas un sitio informativo sencillo. Al final de este artículo encontrarás una versión corta.
• Solo agenda una llamada si todavía estás definiendo qué necesitas. Una buena agencia te ayuda a darle forma al alcance, y después escribes el brief con mucha mejor información.

¿Qué debe incluir un RFP para página web? Plantilla para llenar

Copia las secciones de abajo en un documento y llena cada una. Si alguna no aplica, dilo en una línea en lugar de borrarla.

1. Información de tu organización

• Nombre de la organización, sitio web actual y ubicación.
• A qué se dedican, en dos o tres frases sencillas.
• La persona de contacto, quién toma la decisión final y por qué empiezan el proyecto ahora.

2. Objetivos del proyecto y cómo medirás el éxito

• Los tres resultados principales que debe lograr el nuevo sitio, en orden de prioridad (por ejemplo: más solicitudes de cotización, menos llamadas con preguntas básicas, más donativos en línea).
• Cómo vas a medir cada uno: formularios enviados, llamadas, citas, donativos, ventas o tiempo que ahorra tu equipo.
• Tus números actuales, si los tienes, para que las agencias entiendan el punto de partida.

3. Público

• Quién visita tu sitio: clientes, donantes, socios, candidatos a empleo, distribuidores.
• Qué intenta hacer cada grupo cuando llega.
• Qué idiomas hablan y desde qué dispositivos entran más.

4. Sitio actual: qué funciona y qué no

• URL actual, plataforma (WordPress, Wix, Shopify, desarrollo a la medida) y quién lo hizo.
• Lo que funciona hoy y hay que conservar: páginas que aparecen en Google, herramientas que usa tu equipo, contenido que la gente consulta.
• Lo que no funciona: problemas concretos, no solo "se ve viejo".
• Sitios que te gustan y qué te gusta exactamente de cada uno.

Si no tienes claro si necesitas un rediseño completo o solo un ajuste, nuestra guía sobre cuánto cuesta rediseñar una página web explica la diferencia.

5. Alcance: páginas y mapa del sitio

• Un número estimado de páginas, o un borrador del mapa del sitio con las secciones principales.
• Contenidos que se repiten: servicios, sucursales, eventos, artículos de blog, productos.
• Qué páginas necesitan un diseño único y cuáles pueden compartir plantilla.
• Contenido que hay que migrar del sitio actual y más o menos cuánto es.

6. Funciones

Haz una lista de lo que el sitio debe hacer y marca cada punto como indispensable, deseable o para una fase futura.

• Formularios de contacto y de cotización.
• Agenda o reservaciones en línea.
• Pagos, donativos o tienda en línea.
• Área privada para clientes o miembros.
• Buscador, filtros o directorio.
• Calendario de eventos, bolsa de trabajo o biblioteca de recursos.

7. Integraciones

• CRM: a dónde deben llegar los prospectos de los formularios (HubSpot, Salesforce, Zoho o un CRM a la medida).
• Plataforma de email marketing para suscripciones al boletín.
• Plataformas de citas, pagos o donativos que ya usas.
• Sistemas internos o bases de datos de las que el sitio debe leer o en las que debe escribir.
• Facturación electrónica, si vas a vender en línea en México.

Pon los nombres reales de las herramientas. "Que se conecte con nuestro CRM" puede significar una hora de configuración o varias semanas de desarrollo.

8. Contenido

• Quién escribe los textos: tu equipo, la agencia o una combinación.
• Más o menos cuántas páginas necesitan textos nuevos y cuántas solo ajustes.
• Idiomas: solo español, o español e inglés (y si la traducción entra en el alcance).
• Fotos y video: material que ya tienes, imágenes de banco o una sesión nueva.

Si quieres ayuda para decidir quién debe escribirlos, lee nuestra guía de textos para página web.

9. SEO, búsqueda con IA y analítica

• Palabras clave o servicios por los que quieres que te encuentren, y las ciudades o regiones donde trabajas.
• Redirecciones de las URL anteriores para no perder posiciones en Google al lanzar.
• SEO técnico básico: velocidad, rendimiento en celular, datos estructurados (schema) y mapa del sitio XML.
• Presencia en las respuestas de herramientas de IA como ChatGPT, Perplexity y las AI Overviews de Google.
• Configuración de analítica: Google Analytics 4, medición de conversiones de formularios y llamadas, y Search Console.

10. Accesibilidad

• Estándar requerido: te recomendamos WCAG 2.2 nivel AA.
• Cómo lo va a revisar la agencia: herramientas automáticas más pruebas manuales con teclado y lector de pantalla.
• Cualquier requisito legal o de financiamiento que aplique a tu organización.

11. Hosting, mantenimiento y soporte

• Si quieres que la agencia hospede el sitio o ya tienes tu propio hosting.
• Qué esperas en actualizaciones, respaldos, monitoreo de seguridad y disponibilidad.
• Un periodo de garantía para corregir errores después del lanzamiento, y luego el soporte continuo y los tiempos de respuesta.

12. Propiedad: dominio, código y cuentas

• El dominio, el hosting, la analítica y las cuentas de terceros deben estar a nombre de tu organización.
• Tú eres dueño del diseño final, el contenido y el código, o la agencia aclara qué componentes son licenciados.
• Condiciones de entrega si después cambias de proveedor: archivos, base de datos y accesos.

Estos puntos también deben quedar en el contrato. Nuestro artículo sobre el contrato de desarrollo de software explica qué revisar.

13. Rango de presupuesto

• Un rango de presupuesto para el desarrollo (por ejemplo, "entre X y Y").
• Un rango aparte para hosting, mantenimiento o marketing continuo, si aplica.
• Si el presupuesto es fijo o podría ampliarse para la solución correcta.

Compartir un rango es lo mejor que puedes hacer por la calidad de las propuestas que recibes. Sin él, una agencia te cotiza un sitio con plantilla y otra un desarrollo a la medida, y ninguna está equivocada. Con él, cada proveedor te muestra la mejor solución que puede entregar por esa cantidad, y las buenas agencias te dirán si tus objetivos necesitan menos, o más, de lo que tienes presupuestado. Si no tienes idea de por dónde empezar, nuestra guía de cuánto cuesta una página web te da rangos del mercado.

14. Calendario y fechas clave

• Fecha en que publicas o envías el RFP.
• Fecha límite para preguntas de las agencias y fecha en que compartirás las respuestas.
• Fecha y hora de entrega de propuestas, con zona horaria.
• Entrevistas con finalistas, selección de la agencia e inicio del contrato.
• Fecha deseada de lanzamiento, y si está ligada a algo real (una campaña, el cierre del año fiscal, una apertura).

Nuestro artículo sobre cuánto tarda hacer una página web explica los tiempos típicos y qué los retrasa.

15. Qué debe incluir cada propuesta

Pide a todas las agencias que incluyan lo mismo, en el mismo orden:

1. Un resumen de cómo entienden tus objetivos.
2. El enfoque y el proceso que proponen, fase por fase.
3. El equipo que realmente trabajará en el proyecto y el rol de cada persona.
4. Trabajos anteriores relevantes con enlaces en vivo, y un calendario con entregables.
5. Precio desglosado, incluyendo lo que no está incluido.
6. Opciones de hosting, mantenimiento y soporte con sus precios.
7. Condiciones de propiedad y licencias.
8. Referencias a las que puedas contactar.

16. Criterios de evaluación y su peso

Diles a las agencias cómo vas a calificarlas, para que se enfoquen en lo que te importa. Ajusta estos pesos de ejemplo a tus prioridades:

Criterio	Peso de ejemplo	Qué buscas
Comprensión de tus objetivos	20%	La propuesta refleja tus objetivos y tu público, no un discurso genérico.
Experiencia relevante	20%	Proyectos, industrias o funciones similares, con trabajos que puedes visitar.
Enfoque y proceso	15%	Un plan claro de descubrimiento, contenido, diseño, desarrollo, pruebas y lanzamiento.
Equipo y comunicación	10%	Con quién vas a trabajar, cada cuánto sabrás de ellos y en qué idioma.
Precio y valor	20%	Precio claro y desglosado, dentro de tu rango, sin cargos ocultos.
Soporte y propiedad	10%	Tú eres dueño de tu sitio y tus cuentas, y el soporte después del lanzamiento está definido.
Tiempos	5%	Un calendario realista que cumple tus fechas clave.

17. Instrucciones de entrega y preguntas

• Dónde y cómo entregar la propuesta (correo o plataforma) y en qué formato.
• Una sola persona de contacto para todas las preguntas.
• Fecha límite de preguntas, y el compromiso de compartir cada respuesta con todas las agencias.
• Cuándo les darás respuesta, las elijas o no.

¿Cuáles son los errores más comunes al pedir cotización de una página web?

• No dar presupuesto. Es el más común. Recibes propuestas que no se pueden comparar, y algunas buenas agencias ni siquiera responden un RFP sin rango.
• Una lista interminable de funciones. Pegar todas las funciones que has visto en otros sitios, sin prioridades, infla todas las cotizaciones. Liga cada función a un objetivo y marca cuáles son indispensables.
• Enviarlo a demasiadas agencias. Veinte propuestas tardan semanas en leerse, y las buenas agencias saben calcular sus probabilidades. Tres a cinco agencias bien elegidas suelen darte mejores respuestas.
• Pedir diseño gratis antes de elegir. Pedir maquetas antes de contratar te da suposiciones hechas sin conocer tu negocio, y muchas agencias con experiencia no participan. Mejor pide trabajos anteriores y su proceso.
• Imponer la solución. Exigir una plataforma específica sin una razón puede dejar fuera mejores opciones. Describe el problema y deja que las agencias propongan.
• Plazos irreales. Una semana para responder produce propuestas apresuradas e infladas.

¿Cómo evaluar las propuestas de las agencias?

Pide que cada persona del equipo que decide califique todas las propuestas por su cuenta antes de reunirse. Usa una escala del 1 al 5 para cada criterio y multiplícala por el peso que pusiste en tu RFP.

Calificación	Qué significa
5	Supera el requisito con detalles concretos y convincentes.
4	Cumple el requisito por completo.
3	Lo cumple a medias o con respuestas vagas.
2	Respuesta débil o genérica.
1	No lo incluye o no responde al requisito.

Por ejemplo, un 4 en un criterio con peso de 20% suma 0.8 al total de esa agencia. Suma las calificaciones ponderadas, quédate con las dos o tres mejores e invítalas a presentar. Después pide referencias, revisa en tu celular los sitios que han hecho y pregunta quién exactamente va a trabajar en tu proyecto. El precio más bajo casi nunca es el mejor valor si deja fuera contenido, SEO o soporte. Para tomar la decisión final, lee cómo elegir una agencia de diseño web.

¿Hay una opción más sencilla para negocios pequeños?

Sí. Para el sitio de un negocio pequeño, un brief de una página les da a las agencias casi todo lo que necesitan. Responde estas preguntas:

1. Quiénes somos: nombre del negocio, a qué se dedica y dónde atiende a sus clientes.
2. Por qué ahora: qué no está funcionando o qué cambió.
3. Objetivo: el resultado que más importa, como más llamadas, citas, mensajes de WhatsApp o solicitudes de cotización.
4. Clientes y páginas: quiénes son tus clientes y una lista aproximada de las páginas que necesitas.
5. Indispensables: formularios, citas, pagos, versión en inglés u otras funciones clave.
6. Contenido: qué tienes y con qué necesitas ayuda para escribir.
7. Sitios que te gustan: dos o tres enlaces y qué te gusta de ellos.
8. Rango de presupuesto y fecha de lanzamiento.
9. Propiedad: a nombre de quién están hoy tu dominio y tu hosting.

Envíalo a dos o tres agencias y pide que cada una te responda por escrito con alcance, tiempos y precio.

¿Listo para enviar tu RFP o tu brief?

En inSpace Agency hacemos páginas web para pequeñas y medianas empresas, organizaciones sin fines de lucro e instituciones desde 2005, en español y en inglés, para clientes en Texas y en México. Si ya tienes tu RFP o tu brief, mándanoslo y te respondemos con una propuesta clara. Si todavía lo estás armando, con gusto te ayudamos primero a definir el alcance y las prioridades. Conoce nuestro servicio de diseño web, agenda una llamada gratis o envíanos tu RFP.